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Trucs et conseils

Conseils utiles pour tirer le meilleur parti de votre imprimante ou de votre photocopieur

En tant que propriétaire d'entreprise, vous cherchez en permanence des moyens de réduire les coûts, sans compromis sur la qualité. Pour vous aider, nous mettons à votre disposition des trucs et conseils utiles sur la façon :

Choisir la bonne imprimante
ou le bon photocopieur pour votre entreprise

Que vous soyez une petite ou moyenne entreprise ou une multinationale, le bon choix d'imprimante ou de photocopieur est un aspect important de vos opérations quotidiennes. Suivez ces conseils pour vous aider à faire le bon choix pour votre entreprise.

Jet d'encre ou laser
Les imprimantes à jet d'encre couleur sont les plus populaires sur le marché parce qu'elles ont la possibilité d’imprimer à peu près n'importe quoi. Toutefois, le texte imprimé ne paraît pas aussi net qu'avec une imprimante laser. De plus, elles impriment plus lentement et ont souvent un coût d'entretien plus élevé que les imprimantes laser.

Les imprimantes laser sont idéales pour le bureau, car elles sont capables d’imprimer un grand volume de documents rapidement et à moindre prix. De plus, les impressions au laser ne coulent pas lorsqu’elles sont trempées. Récemment, les imprimantes laser couleur ont vu leur prix chuter, ce qui les rend plus abordables pour de nombreuses entreprises. Cependant, le prix de l'encre peut être élevé. Si vous comptez imprimer en petite quantité, alors une imprimante à jet d'encre serait la meilleure solution.

Imprimantes tout-en-un
Plusieurs imprimantes incluent également un numériseur (scanner). C'est une solution économique en matière de coût et d'espace, lorsque celui-ci est limité. Les fabricants commencent aussi à inclure plusieurs fonctionnalités par défaut sur leurs appareils; ce qui signifie que vous n'aurez peut-être pas à choisir entre une imprimante tout-en-un et une imprimante distincte.

Imprimantes photo
Si votre entreprise nécessite l'impression de plusieurs articles de qualité photo, comme des albums ou des dépliants, vous pourriez envisager l'achat d'une imprimante photo spécialisée. Il est important de noter que les coûts seront plus élevés pour le papier et l'encre.

Coûts des fournitures
Assurez-vous de vérifier les coûts de remplacement de vos cartouches d'encre ou de toner avant l'achat de votre imprimante. Quelquefois, vous avez davantage intérêt à acquérir une imprimante plus coûteuse si ses cartouches sont moins chères. Vous pourriez également vouloir économiser de l'argent en faisant remplir vos cartouches par une entreprise qualifiée. Certains fabricants ajoutent cependant des puces électroniques à leurs cartouches pour éviter le remplissage.

Impression recto verso (sur une ou deux faces)
Économisez sur le papier et protégez l'environnement en achetant une imprimante qui imprime automatiquement recto verso (impression et numérisation double-face). Cela vous épargnera également l'effort de retourner manuellement chaque page. Considérez cela comme un investissement en matière de productivité.

Mise en réseau
De nos jours, la plupart des imprimantes offrent différentes options de connectivité. Plus il y a d'options, plus il y a de façons d'imprimer. Les extensions de mise en réseau notables incluent les ports USB, la connectivité Ethernet et le Wi-Fi. Ces options sont parfaites pour l'impression mobile et en dehors du bureau.

Capacités de stockage
Si vous prévoyez imprimer beaucoup de photos ou des documents volumineux, vous pourriez considérer l'achat d'imprimantes avec cartes mémoires, ou compatibles avec PictBridge ou Cloud. Cela vous évitera de copier manuellement les fichiers de votre appareil sur un ordinateur connecté au réseau.

Papier
Imprimez-vous sur du papier autre que le papier standard 8,5 x11? Si oui, vous pourriez avoir besoin d'une imprimante qui permet des sources multiples ou différentes tailles de papier, comme les formats légal, postal, carte index ou enveloppe. Vous pourriez aussi envisager l'achat d'une imprimante avec un plateau grand format, pour ne pas avoir à remettre du papier constamment.

Vitesse, résolution et couleurs
La plupart des fabricants affichent la vitesse d'impression, la résolution et la fidélité des couleurs de leurs imprimantes, telles que définies par l'Organisation internationale de normalisation (ISO). Bien que cela facilite la comparaison du rapport qualité-prix, ce système ne prend pas en considération les besoins d'impression spéciaux, comme l'impression photo ou les formats personnalisés. Il est toujours recommandé de parler avec un expert en impression afin de trouver l'imprimante ou le photocopieur qui répondra le mieux à vos besoins.

Prolongez la durée de vie de votre imprimante :
conseils d'entretien

Maintenant que vous avez choisi la bonne imprimante ou le bon photocopieur, il est temps de prendre soin de votre investissement. Voici quelques conseils qui aideront à prolonger la durée de vie de votre appareil.

La sécurité avant tout
Assurez-vous de toujours couper l'alimentation avant d'ouvrir votre imprimante pour en faire l'entretien et laissez l'appareil refroidir. Cela vous évitera de vous brûler les doigts sur les surfaces chaudes et d’endommager l'imprimante en elle-même.

Nettoyez les têtes d'impression de l'imprimante
Si la dernière tâche d'impression est sortie floue ou avec des traînées d'encres sur la page, il est alors temps de nettoyer les têtes d'impression de votre imprimante. De nombreuses imprimantes offrent maintenant des fonctions d'auto-nettoyage. Vous pouvez également nettoyer les têtes manuellement. Assurez-vous de suivre les directives précises du manuel du fabricant.

Enlevez la poussière et la saleté
En plus de nettoyer les têtes d'impression, il est également important d’enlever périodiquement la poussière et les débris accumulés. La méthode préférable est d'utiliser un petit aspirateur afin d'aspirer les particules libres. N’utilisez pas de contenants d'air sous pression. Certaines personnes utilisent également de l'eau purifiée pour nettoyer les cartouches d'encre. Assurez-vous de bien lire votre manuel, car certaines actions ne sont pas recommandées pour certaines imprimantes.

Corrigez les problèmes mécaniques avec précaution
Il y a un bourrage de papier? Ne perdez pas patience et ne tentez pas de retirer le papier avec force. Une imprimante requiert un peu de finesse. Reportez-vous au message d'avertissement et à votre manuel pour connaître la manière correcte de résoudre les problèmes. Habituellement, il est préférable de tirer lentement à deux mains sur le papier coincé sans laisser de morceaux déchirés dans la machine. Aussi, il ne faut jamais charger l’imprimante avec du papier froissé ou qui comporte des déchirures.

Achetez une trousse d'entretien
Plusieurs fabricants fournissent des trousses d'entretien moyennant un coût supplémentaire. Ces trousses incluent souvent des pièces de rechange, des accessoires de nettoyage, des rouleaux et autres accessoires. Ces pièces peuvent vous faire économiser de l’argent et réduire les temps d'arrêt dus à l'achat de pièces à la dernière minute.

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Tout dépendant de la nature de votre entreprise, les frais d'impression peuvent représenter une part importante de votre budget de fonctionnement annuel. Voici quelques conseils pour vous aider à économiser sur les coûts d'entreprise. Mais souvenez-vous de la règle d'or : n'imprimez que ce dont vous avez besoin.

Imprimez plusieurs pages sur une seule feuille
Si vous imprimez des plans ou des notes pour une présentation PowerPoint, songez à imprimer plus d'une diapositive par feuille. Pour ce faire, sélectionnez « Pages de commentaires » dans le menu déroulant « Mise en page ». Vous pouvez faire la même opération dans Microsoft Word, dans le menu « Impression », en modifiant l’option « Nombre de pages ». Si votre imprimante offre les fonctionnalités d'impression recto verso, assurez-vous d'en tirer profit. L'impression en niveau de gris aide également à réduire la quantité d'encre utilisée.

Tirez avantage des fonctions « Aperçu avant impression » et « Ajuster la largeur de la page »
Avant de finaliser l'impression, utilisez la fonction « Aperçu avant impression » du logiciel. Cela permet de voir s'il y a du texte à la fin de votre document que vous pourriez avoir oublié de supprimer durant la révision. Les navigateurs internet comme Firefox ou Internet Explorer ont également une fonction « Ajuster la largeur de la page » qui produit le même résultat. Microsoft Word automatise le processus en vous permettant d'adapter tout votre contenu sur une seule page en sélectionnant « Réduire sur une page » dans l'« Aperçu avant impression ».

N'imprimez que la section ou les pages dont vous avez besoin
Si vous n'avez besoin que d'une petite partie d'un document volumineux ou d'une page web, sélectionnez « Sélection » dans le menu d'impression « Zone d'impression ». Cela fonctionne sur la plupart des logiciels de traitement de texte et des navigateurs web. Vous n’avez qu’à mettre en surbrillance ce que vous voulez imprimer avant de lancer l'impression.

Imprimez les selections multiples sur une seule page
La fonction d'impression de sélections multiples sur une seule page HP Smart Web Printing (pour Windows seulement) permet de rassembler plusieurs sélections sur un seul document imprimé. Ce qui est utile dans ce programme, c'est que même s'il est publié par HP, il fonctionne avec pratiquement toutes les imprimantes. De plus, il est gratuit!

Faites du « mode brouillon » votre réglage par défaut
Si la majorité de vos impressions ne nécessitent pas une qualité supérieure de finition, envisagez de faire du « mode brouillon » votre réglage de qualité d'impression par défaut. Vous pouvez y accéder par les options de votre imprimante. Le nom de ce mode peut varier selon l'imprimante, mais il est assez facile de déterminer quel réglage utilisera le moins d'encre.

Songez à utiliser le format PDF
Si vous n'avez besoin que d'enregistrer un document, mais n'avez pas besoin d'une copie physique, sauvegardez-le en format PDF à la place. La plupart des imprimantes et logiciels permettent maintenant de sauvegarder une copie PDF identique au document imprimé. Il existe également plusieurs logiciels gratuits qui peuvent intégrer cette option.

Rechargez vous-mêmes vos cartouches
Recharger vos cartouches est un excellent moyen d'économiser si vous n'avez pas besoin de documents imprimés de qualité photo. Vous pouvez le faire vous-même ou retenir les services d'un professionnel. Il est important de noter que certains fabricants installent maintenant sur leurs cartouches des puces qui empêchent la recharge.

Faites imprimer vos photos par un fournisseur en ligne
Pensez à faire appel à un service d'impression pour vos photos. Si vous imprimez des photos à l'occasion, ça ne vaut peut-être pas la peine d'investir dans une imprimante de haute qualité photo. De plus, l'impression de photos utilise beaucoup d'encre.

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