Saviez-vous que la majorité des petites et moyennes entreprises dépensent près de 3 % de leur chiffre d’affaires en matière de gestion et de production de documents imprimés? Ces coûts pouvant rapidement grimper, chez Admaco, spécialistes en impression numérique et en photocopieurs à Montréal, nous avons pensé vous offrir ces 5 étapes pour optimiser la gestion de votre budget en impressions. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus!
1. Évaluez vos dépenses actuelles
Voyez combien vous coûtent réellement vos imprimantes et vos photocopieurs. Pour ce faire, considérez le prix d’achat ou de location de toutes vos machines, le coût des consommables (cartouches d’encre, papier, etc.) et celui de la maintenance de vos différents appareils. Tâchez d’y inclure le temps passé avec le service technique lors de problèmes d’impression, les difficultés de réapprovisionnement (le cas échéant) ainsi que les frais liés à une baisse de productivité résultant de défectuosités en tous genres ou d’un manque de fournitures.
2. Effectuez un audit
Faites une révision comptable de la gestion de vos imprimantes et de vos photocopieurs ou demandez l’aide d’un expert en externe. Cette étape implique, entre autres, une analyse de la quantité et du type d’impressions, mais aussi du matériel nécessaire pour que celles-ci se mènent à bien.
3. Repérez les dysfonctionnements
Prenez le temps de noter chaque problème. Il vous faut tenir compte des pannes répétitives, de la surconsommation d’encre, de la diminution de la qualité d’impression, de l’usure des machines, de leur génération (année de fabrication) et de l’énergie consommée par celles-ci lorsqu’elles sont en fonction et en veille.
4. Trouvez des pistes de solutions
Tenez compte des besoins de votre entreprise et de vos employés lors de vos recherches. Par exemple, vous pourriez réduire votre quantité d’appareils si certains ne sont pratiquement pas utilisés ou en remplacer la majeure partie par un photocopieur multifonction et en profiter pour vous tourner vers un modèle plus économique en ce qui concerne la consommation d’énergie. Voyez si les cartouches de couleur sont essentielles et si des documents confidentiels sont produits, ce qui requiert des imprimantes personnelles.
5. Encouragez l’optimisation des procédés
Communiquez avec vos employés afin qu’ils impriment au maximum en recto verso comme en noir et blanc, par exemple. Pour d’autres idées permettant de réduire vos frais d’impression au quotidien, consultez notre section Trucs et conseils. Finalement, évaluez régulièrement vos dépenses : en éliminant les sources d’inefficacité en matière d’impression, vous verrez rapidement vos économies grimper! Pour obtenir des conseils éprouvés ou pour la location d’imprimantes laser ou de photocopieurs couleur ou noir et blanc à Montréal, contactez nos experts chez Admaco!